Tietosuoja

Yksityisyytesi suojaaminen

International Pen Friendsin tavoitteena on tarjota jäsenilleen korkealaatuista palvelua. Siihen kuuluu heidän yksityisyytensä suojaaminen. IPF on sitoutunut noudattamaan myös Kansainyhteisön vuoden 1988 yksityisyydensuojalain uusia osia, jotka koskevat henkilötietojen suojaamista.

Tämän dokumentin tarkoitus on tarjota tietoa siitä, kuinka IPF kerää, käyttää ja luovuttaa tietojasi.

International Pen Friends (IPF)

IPF:in perusti Neil O´Donnell vuonna 1967 Dublinissa, Irlannissa, ja se tarjoaa osoitteenvälityspalvelua jäsenilleen ympäri maailmaa. 1. helmikuuta 2001 IPF siirtyi Australiaan johtajanaan Julie Delbridge. IPF on yksityisomistuksessa ja rekisteröity Australiassa, ABN 80 070 592 343.

Kuinka keräämme henkilökohtaisia tietojasi

IPF kerää henkilökohtaisia tietojasi seuraavalla tavalla:

IPF:llä on ympäri maailmaa edustajia, joiden kautta klubiin voi liittyä. Edustajat välittävät eteenpäin jäseniltä saamiaan tietoja IPF:n päätoimistoon Australiaan. Kaikki tilaukset tallennetaan tietokantaan päätoimistossa. Kaikki edustajat on ohjeistettu seuraamaan IPF:in yksityisyydensuojamenettelyä, eikä heillä ole pääsyä päätoimiston tietokantaan.

Kuinka käytämme henkilökohtaisia tietojasi

IPF kerää antamiasi tietoja mahdollista yhteydenottoa, liittymislomakkeesi käsittelyä tai muita haluamiasi palveluita varten. Pyydetyn tiedon luovuttaminen on vapaaehtoista. Jos kuitenkin kieltäydyt luovuttamasta meille tietoja, joita pyydämme sinulta, emme välttämättä pysty tarjoamaan sinulle haluamiasi palveluita.

Osoitteenvälityspalvelumme toimii kahdessa osassa:

  1. Kun liityt IPF:iin, lähetämme sinulle 4-14 ikäryhmäsi ja harrastustesi perusteella valitsemamme jäsenen osoitteet. Koska IPF on kirjeystäväklubi, ei kumppanin etsintää varten, ainoat tiedot, joita pyydämme antamaan, on ilmoitettu liittymislomakkeella. Emme valitse kirjeystäviä tarkempien henkilökohtaisten tietojen mukaan. Pyrimme aina löytämään sinulle kirjeystäviä valitsemistasi maista, mutta ellemme pysty toteuttamaan toiveitasi, annamme sinulle osoitteita muista maista.

    Osoitteiden, jotka lähetämme sinulle, lukumäärä riippuu palvelusta, jonka olet valinnut. Esimerkiksi, palvelumme nuorisoryhmille sisältää 4 osoitetta; C5 palvelumme aikuisille sisältää 14 osoitetta. Saatamme antaa sinulle myös muutaman ylimääräisen osoitteen.

  2. 12 kuukauden jäsenyytesi aikana osoitteesi annetaan myös 10-14 jäsenelle, joiden osoitteet eivät ole saamiesi osoitteiden joukossa. Monelleko jäsenelle osoitteesi annetaan, riippuu valitsemastasi palvelusta. Esimerkiksi, jäsenten, jotka liittyvät palveluumme nuorisoryhmille, osoitteet annetaan 10 jäsenelle. Jäsenten, jotka liittyvät muihin palveluihimme, osoitteet annetaan 14 jäsenelle. Saatamme antaa osoitteesi useammallekin jäsenelle tarjotaksemme sinulle tilaisuuden saada ylimääräisiä kirjeystäviä.

Tietojasi luovutetaan vain jäsenille, joille lähetämme osoitteesi, kuten edellä mainitaan. Ainoat tiedot, jotka luovutamme kyseisille jäsenille, ovat nimesi ja osoitteesi sekä ilmoittamasi kielet. Nämä ovat myös ainoat tiedot, jotka saat jäsenistä, joiden osoitteet lähetämme sinulle.

Tällä hetkellä emme ilmoita sähköpostiosoitteita, mutta saatamme tarjota tämän mahdollisuuden tulevaisuudessa.

Kaikkia jäseniä pyydetään olemaan luovuttamatta muiden jäsenien tietoja ulkopuolisille.

Saatamme luovuttaa tietojasi IPF:in ulkopuolisille organisaatioille, esimerkiksi ohjelmistojen asennus- ja ylläpitopalveluille, palvelujemme tarjoamista tai parantamista varten. IPF tekee sopimuksia vain hyvämaineisten organisaatioiden kanssa, jotka ovat sitoutuneet yksityisyyden suojaamiseen.

Saatamme käyttää tietojasi lähettääksemme sinulle tietoa tuotteistamme, palveluistamme ja tulevista tapahtumista, tai muiden hyvämaineisten järjestöjen tuotteista tai palveluista, jotka liittyvät kirjeenvaihtoharrastukseen ja joista saatat olla kiinnostunut.

Jos et halua meidän ottavan yhteyttä sinuun tätä tarkoitusta varten, ilmoita siitä meille (yhteystiedot sivun lopussa).

IPF ei vuokraa tai myy henkilökohtaisia tietoja kolmansille osapuolille ilman, että otamme ensin yhteyttä pyytääksemme suostumustasi.

Henkilökohtaisten tietojesi suojaaminen

Suojatakseen henkilökohtaisia tietojasi luvatonta käyttöä vastaan, IPF:n jäsentietokanta sijaitsee tietokoneella, jota ei ole kytketty internetiin.

Auta meitä pitämään tietomme ajan tasalla

IPF käyttää kaikkia kohtuullisia keinoja varmistaakseen, että tiedot, joita keräämme, käytämme ja luovutamme ovat virheettömiä ja ajan tasalla. Meillä olevien tietojen tarkkuus riippuu antamistasi tiedoista. Siksi toivomme, että:

Voit tarkistaa omat tietosi

Sinulla on oikeus tarkistaa henkilökohtaiset tietosi, lain suomin poikkeuksin. Jos haluat tarkistaa tietosi, ilmoita siitä meille. Sinua saatetaan pyytää toimittamaan tarkistuspyyntösi kirjallisena turvallisuussyistä. IPF pidättää oikeuden pyytää maksua tietojesi etsimisestä ja tarkistusmahdollisuuden tarjoamisesta.

Kuinka ottaa meihin yhteyttä

Voit kirjoittaa osoitteeseen: Privacy Manager, IPF, P.O.Box 430, Paynesville VIC 3880, Australia, tai sähköpostilla: admin@ipf.net.au. Ilmoita selkeästi nimesi, osoitteesi ja jäsennumerosi. Kaiken viestinnän päätoimistoon tulee olla englanniksi.