Protection de votre vie privèe

La mission d'International Pen Friends a toujours été de fournir à ses membres un service de correspondance de haute qualité. Cela comprend la protection de leur vie privée et de leurs données personnelles en ligne et hors ligne.

Ce document fournit des informations sur la manière dont IPF recueille, utilise et divulgue vos informations personnelles.

International Pen Friends (IPF)®

International Pen Friends propose une gamme de services de correspondance à ses membres dans le monde entier. IPF a été fondée en 1967 à Dublin, en Irlande, par Neil O'Donnell. Le 1er février 2001, après le départ à la retraite de Neil, IPF a été délocalisée en Australie et Julie Delbridge est devenue sa présidente. IPF est une société privée enregistrée en Australie, ABN 80 070 592 343. International Pen Friends (IPF)® est une marque déposée.

Comment nous recueillons vos informations personnelles

IPF recueille vos informations personnelles de la manière suivante:

• par vous lorsque vous remplissez le formulaire d'inscription IPF ou lorsque vous fournissez des informations par email ou par écrit ou lorsque vous nous soumettez vos informations personnelles via nos sites web.

IPF dispose d'un réseau mondial de représentants du club chargés de promouvoir notre club de correspondance et de recruter des membres du club. Les représentants transmettent les informations personnelles relatives aux membres qu'ils ont recrutés au siège social IPF en Australie où tous les formulaires d'inscription sont traités et les informations sont stockées dans une base de données. Pour la sécurité de tous nos membres, la base de données de membres IPF n'est pas connectée à internet. Les représentants du club n'ont pas non plus accès à la base de données du siège social. Tous les représentants ont pour instruction de protéger la confidentialité de nos clients et leurs informations personnelles. Veuillez nous contacter si vous souhaitez vérifier que le représentant avec lequel vous traitez est un représentant IPF enregistré.

Comment nous utilisons vos informations personnelles

Les informations que vous fournissez sont recueillies par IPF afin de répondre à vos demandes, de traiter votre formulaire d'inscription pour vous fournir des correspondants ou vous fournir tout autre service que vous demandez. La fourniture des informations demandées est volontaire. Cependant, si vous choisissez de ne pas fournir les informations que nous demandons, nous ne pourrons peut-être pas vous fournir les services que vous demandez.

Notre service de correspondance fonctionne en deux parties:

1. Après vous avoir inscrit à IPF, vous recevez une liste personnalisée des adresses de 4 à 12 membres IPF de votre groupe d'âge que nous vous avons sélectionnés aussi étroitement que possible en fonction de vos centres d'intérêt. Comme IPF est un club de correspondance et pas un service de rencontres, les seules informations que nous vous demandons de fournir sont indiquées sur le formulaire d'inscription. Nous ne sélectionnons pas les correspondants en fonction d'informations personnelles plus détaillées. Nous faisons toujours de notre mieux pour vous fournir des adresses des correspondants dans les pays souhaités mais au cas où nous ne pourrions pas répondre à certaines demandes, nous vous fournirons des correspondants d'autres pays.

   Le nombre d'adresses des correspondants sur votre liste dépend du service sélectionné. Par exemple, notre service pour élèves et groupes de jeunes fournit 4 adresses des correspondants; le service C5 pour un adulte fournit 12 adresses. Nous pouvons également vous fournir une ou deux adresses supplémentaires afin de vous offrir l'opportunité d'avoir plus de correspondants.

2. Au cours des 12 mois de votre adhésion, vos coordonnées sont également transmises à 10-14 membres IPF dont les adresses n'apparaissent pas sur votre liste de correspondants. Le nombre de fois que vos coordonnées sont transmises aux autres membres dépend du service auquel vous adhérez. Par exemple, les coordonnées des membres qui adhèrent à notre service pour élèves et groupes de jeunes sont transmises à 10 autres membres du club. Les coordonnées des membres qui adhèrent à nos autres services sont transmises à 14 autres membres. Nous pouvons augmenter légèrement le nombre de fois que vos coordonnées sont transmises aux autres membres afin de vous offrir l'opportunité d'avoir plus de correspondants.

En fournissant notre service de correspondance, vos informations personnelles ne sont divulguées qu'aux membres IPF qui reçoivent vos coordonnées sur leurs listes de correspondants, comme mentionné ci-dessus. Les seules informations que nous divulguons à ces membres sont votre nom, votre adresse, votre sexe, les langues sélectionnées et si vous avez indiqué la philatélie comme l'un de vos centres d'intérêt. Ceux-ci sont également les seules informations que vous recevrez sur les membres IPF dont les coordonnées apparaissent sur votre liste de correspondants.

Actuellement, nous n'affichons pas les adresses email sur les listes d'adresses, mais nous pourrions peut-être fournir ces informations à l'avenir.

Nous demandons à tous nos membres de ne pas divulguer les informations des autres membres IPF à des tiers. Le partage, la cession et la vente de coordonnées apparaissant sur les listes de correspondants sont strictement interdits et toute personne qui s'en rendrait coupable sera expulsée définitivement.

Afin de fournir ou d'améliorer nos services, nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des organisations extérieures à IPF, incluant par exemple des services d'installation et de maintenance de logiciels. IPF ne ferait des affaires qu'avec des organisations réputées qui s'engagent sérieusement à protéger la confidentialité des informations personnelles.

Vos informations personnelles peuvent également être utilisées par nous de temps à autre pour vous tenir informé de nos produits, services, offres et événements à venir, ou de ceux d'autres organisations réputées dont les produits ou services sont pertinents pour la correspondance et qui pourraient vous intéresser. Nous ne le ferions qu'après mûre réflexion. IPF n'envoie pas de « spam » à ses clients. Si vous ne souhaitez pas que nous vous contactions à des fins de marketing, veuillez nous informer.

IPF ne loue ni ne vend sa base de données de membres ni aucune information client reçue à d'autres organisations. Si cette option devait être envisagée, IPF vous contacterait d'abord et vous donnerait la possibilité de refuser.

Sécurité de vos données personnelles

Pour aider à protéger vos informations personnelles contre les accès non autorisés, le piratage et les violations de données, la base de données de membres IPF n'est pas connectée à internet. Les seules personnes qui peuvent accéder à la base de données de membres sont le personnel du siège social IPF.

En raison de la nature de notre service, c'est-à-dire du fait que nous fournissons aux personnes les coordonnées d'autres personnes, nous attendons d'elles qu'elles utilisent les informations reçues de manière responsable et uniquement aux fins pour lesquelles ces informations ont été fournies, c'est-à-dire pour la correspondance. En ce qui concerne la façon dont cela se rapporte à notre politique de confidentialité, nous conservons un enregistrement des transmissions des coordonnées et nous sommes légalement tenus de fournir ces informations aux autorités si une situation survient où des informations sont officiellement demandées (et les procédures appropriées suivies). De plus, pour des raisons de sécurité et d'intégrité des données et pour des raisons juridiques, nous ne modifions pas l'historique des entrées stockées dans notre base de données de membres, c'est-à-dire que nous ne supprimons pas définitivement les enregistrements et/ou les données personnelles de notre base de données.

Un membre peut nous informer à tout moment qu'il souhaite que son adhésion soit résiliée ou nous pouvons expulser un membre pour un comportement inacceptable. Dans les deux cas, les coordonnées du membre ne seront pas communiquées aux autres membres à partir du moment de la résiliation. Nous ne fournirons pas non plus les coordonnées de l'ancien membre à aucun correspondant, ancien ou actuel, pour quelque raison que ce soit, et nous ne contacterons pas le membre à des fins de marketing. Cependant, les données personnelles du membre dont l'adhésion a été résiliée et les informations sur ceux que nous avons mis en relation avec lui resteront dans notre base de données aussi longtemps que nous serons tenus de les conserver légalement. Il s'agit d'une mesure de sécurité qui empêche les personnes de s'inscrire à IPF pour des raisons inappropriées et de nous demander ultérieurement de supprimer leurs informations de notre base de données afin d'éviter toute responsabilité légale.

Remboursements

Pour des raisons d'intégrité des données et de sécurité, chaque adhésion à IPF est non transférable et non remboursable une fois qu'une liste de correspondants a été fournie. Si aucune liste de correspondants n'a été fournie, nous nous réservons le droit de déduire du paiement reçu tous les frais associés à un remboursement (cela ne s'applique pas aux cas où la liste d'adresses n'a pas pu être fournie pour des raisons imputables à IPF). Des exceptions peuvent s'appliquer à cette politique de remboursement, veuillez lire la section Intégrité des données personnelles ci-dessous.

Intégrité des données personnelles

Pour aider IPF à fournir un service de correspondance sûr et agréable à tous ses membres, nous nous attendons à ce que les informations fournies sur les formulaires d'inscription soient correctes, notamment en ce qui concerne le nom (prénom et nom), l'adresse et l'année de naissance.

L'inscription sous un pseudonyme, sous un alias, sous une fausse identité ou se faire passer pour une autre personne est interdite.

Si quelqu'un a une raison valable de s'inscrire à IPF sous une identité qui n'est pas la sienne, il doit nous contacter et en discuter avant de s'inscrire. À tout moment, nous nous réservons le droit de ne pas accepter ou de résilier une adhésion si nous pensons que cela est dans le meilleur intérêt de nos membres et du service que nous fournissons.

Sauf accord explicite de notre part pour que quelqu'un s'inscrive à IPF sous un nom et/ou une identité qui ne sont pas les siens, toute personne dont nous nous sommes rendus compte qu'elle s'est inscrite à IPF sous une fausse identité (y compris en fournissant de fausses informations concernant son année de naissance) verra son adhésion résiliée et/ou sera définitivement expulsée.

Les adhésions sont non transférables et une adhésion ne peut pas être transférée d'une fausse identité à une adhésion qui est liée à la véritable identité d'une personne. Les coordonnées des membres IPF fournis lors de l'adhésion ne doivent être partagées, vendues ou données à personne.

Nous nous réservons le droit de demander aux personnes de confirmer que les informations fournies sur leurs formulaires d'inscription sont correctes, soit avant que nous traitions le formulaire d'inscription, soit à tout moment pendant la période d'adhésion. La confirmation qu'une véritable identité a été utilisée est juridiquement contraignante. Veuillez noter que nous ne demandons à personne de nous fournir des informations sensibles et/ou confidentielles telles que des numéros de compte, des numéros d'identité, des numéros de carte de crédit, etc.

Compte tenu de la gravité du problème, si la confirmation que les informations figurant sur le formulaire d'inscription sont correctes ne nous est pas fournie d'une manière qui nous convient et/ou si nous avons des raisons de croire qu'une identité correcte ne nous a pas été fournie, nous procéderons à un remboursement (nous nous réservons le droit de déduire les frais associés au remboursement) si une liste d'adresses n'a pas été fournie (voir le paragraphe ci-dessous pour une exception à cette règle). Si une liste d'adresses a été fournie, nous résilierons l'adhésion et aucun remboursement ne sera effectué. Dans les deux cas, une adhésion ne peut plus être créée, rétablie ou renouvelée ultérieurement à aucun moment, à moins que la confirmation que les informations sont correctes ne nous soit fournie. Nous pouvons également demander une forme de preuve d'identité qui ne contient aucune information sensible et/ou confidentielle. Si une adhésion a déjà été définitivement résiliée, elle ne sera renouvelée à aucun moment.

Aucun remboursement ne sera effectué avant même qu'une liste de correspondants n'ait été fournie s'il peut être prouvé que les informations fournies sur le formulaire d'inscription étaient fausses et la personne sera priée de ne plus adhérer à IPF à aucun moment dans le futur.

Nous nous réservons le droit de signaler les personnes aux autorités compétentes en cas de problème de fausse identité si nous pensons qu'une situation justifie une telle action.

Aidez-nous à garantir l'exactitude des informations que nous détenons

IPF prend toutes les précautions raisonnables pour garantir que les informations personnelles que nous recueillons, utilisons et divulguons sont exactes, complètes et à jour. Cependant, l'exactitude des informations que nous détenons dépend dans une large mesure des informations que vous fournissez. Par conséquent, nous vous recommandons de:

• nous informer des erreurs dans vos informations personnelles
• nous tenir informés des modifications apportées à vos donnees personnelles telles que votre nom et votre adresse
• nous informer si vous avez suffisamment de correspondants et que vous ne souhaitez pas que votre adresse soit transmise à davantage de personnes

Vous pouvez accéder à vos informations

Vous avez le droit d'accéder à vos informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions autorisées par la loi. Si vous souhaitez le faire, veuillez nous en informer. Vous devrez peut-être formuler votre demande par écrit pour des raisons de sécurité. (IPF se réserve le droit de facturer des frais pour la recherche et l'accès à vos informations personnelles en fonction de la situation).

Comment nous contacter

Si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité, veuillez contacter le siège social IPF à admin@ipf.net.au en indiquant votre nom, votre adresse et votre numéro de membre (si vous êtes membre IPF). Vous pouvez également écrire à:

International Pen Friends

P.O.Box 430

Paynesville, VIC 3880

Australie

Toutes les communications adressées au personnel du siège social IPF doivent être rédigées en anglais.